19. September 2021 Herzlich willkommen auf unserer Webseite.

Mitgliederversammlung 2021 – die Tagesordnung erklärt

Vereinswesen ist leider immer ein wenig formal. Und zur diesjährigen Mitgliederversammlung müssen wir besonders über Formalien reden. Wir haben für Euch auf dieser Seite kurz zusammengefasst, was die einzelnen Punkte in der Tagesordnung denn so bedeuten. Wenn Ihr weitere Fragen habt, nutzt die Kommentarfunktion.

Punkt 1: Hallo und herzlich willkommen…

Zuerst sagt Euch der amtierende Vorstand nett “Guten Tag” und begrüßt Euch (Tagesordnungspunkt 1 – abgekürzt im Folgenden mit TOP). Das ist schnell erledigt, danach dann gleich der TOP 2 “Versammlungseröffnung”. Hier kann es schon zur ersten Abstimmung kommen – denn die Versammlung wird vom Versammlungsleiter eröffnet. In der Regel ist das der 1. Vorsitzende. Wenn er aber verunglückt, verschläft oder einfach nicht kommt, dann müsst Ihr entscheiden, wer Euch durch die kommenden Stunden bringt.

Spannend wird es bei TOP 3 – der formal wichtigste Akt einer Mitgliederversammlung. Der Versammlungsleiter stellt fest, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde (haben wir, keine Sorge) und dass wir beschlussfähig sind (sind wir unabhängig von der Anzahl der Teilnehmenden). Nur mit diesen beiden Feststellungen (die auch im Protokoll stehen müssen), gilt die Mitgliederversammlung als richtig durchgeführt (das ist jetzt vereinfacht dargestellt – wir wollen Euch aber Paragraphen ersparen). Nächste (und erste geplante) Abstimmung: Gibt es Ergänzungen zur Tagesordnung oder genehmigt ihr sie? Ihr könnt allerdings nicht beliebige Themen voranschlagen. Muss ein Beschluss gefasst werden, wäre die Aufnahme in die Tagesordnung nur in sehr, sehr, sehr seltenen Fällen möglich. Warum? Weil die Tagesordnung immer vorher benennen muss, über welche Themen abgestimmt wird.

Möglich ist außerdem eine weitere Abstimmung: Wenn Gäste gekommen sind, die kein Mitglied des Vereins sind. Denn die dürfen nur teilnehmen, wenn Ihr mehrheitlich zustimmt (gibt hier nur “Ja” oder “Nein”, eine “Enthaltung” würde als “Nein” gelten). Denn generell gilt: Mitgliederversammlungen eines Vereins sind nicht öffentlich.

TOP 4 ist immer der traurige Part – zum Gedenken an die verstorbenen Mitglieder unseres Vereins legen wir eine Schweigeminute ein.

Punkt 2: Was war denn so los in unserem Verein – und was hat es gekostet…?

Ab dem TOP 5 dürft Ihr abstimmen und Euch zu Worte melden… Zuerst über das Protokoll der vorigen Mitgliederversammlung. Dann muss Euch der Vorstand über die wesentliche Ereignisse seit der letzten Mitgliederversammlung informieren (TOP 6) und Ihr habt das Recht, Fragen zu stellen und den Vorstand zu löchern (TOP 7, das “löchern” bitte sinnbildlich verstehen). Fertig mit der Aussprache? Dann geht das Spiel von vorne los mit dem Finanzüberblick (TOP 8 bis TOP 10). Der Vorstand muss Euch dabei immer über zwei Dinge informieren:

  • “Haushaltsvoranschlag” (der Blick nach vorne): Hier legen wir am Anfang eines Jahres fest, wie viel Geld der Verein im laufenden Jahr wofür ausgeben will (oder muss) und welche Einnahmen dem gegenüber stehen.
  • “Abschluss” (der Blick zurück): Welche Ausgaben es tatsächlich gab, welche Einnahmen wirklich realisiert werden konnte – das zeigt Euch der Abschluss eines Finanzjahres. In der Regel weicht er vom Haushaltsplan ab. Warum? Weil wir am Anfang des Jahres zum Beispiel nur schätzen können, wie viele Gärten wir vergeben werden. Werden es mehr, erhalten wir zum Beispiel auch mehr Aufnahmegebühren. Dummerweise ist der Haushaltsplan halt eine Schätzung (besonders in Corona-Zeiten…) – es gibt also immer Abweichungen (leider).
  • Besondere Abweichungen vom Haushaltsplan sind daher immer durch den Erweiterten Vorstand freizugeben.
  • Warum ist der Haushaltsplan dann so wichtig und warum müsst Ihr ihn beschließen (wenn er doch von der Realität abweicht …)? Weil der Vorstand besonders geplante Investitionen durch die Mitgliederversammlung freigeben lassen muss (Beispiel: der Küchenumbau im Jahr 2019). Es kann aber immer sein, dass wir unvorhergesehene Ausgaben haben (Rasenmäher kaputt, Heizung, Einbrüche, …). Darüber müssen wir Euch dann rückblickend informieren.

Punkt 3: Eure Stimme ist gefragt – Vereinsführung “hui” oder “pfui”?

Alle Fragen geklärt, alle Vorträge und Berichte des Vorstandes vorbei? Dann haben die Revisoren das Wort (TOP 11). Sie kontrollieren die (finanzielle) Arbeit des Vorstandes, durften im Vorfeld richtig nervige Fragen stellen und alle Unterlagen einsehen (Mahnverfahren, Kontoauszüge, …). Sie berichten über ihre Arbeit und stellen den “Antrag auf Entlastung des Vorstandes“. Sie können dabei auch den Antrag auf Entlastung stellen – den Mitgliedern aber empfehlen, die Entlastung zu verweigern. Wie auch immer: Darüber müsst Ihr als Mitglieder dann beschliessen.

  • Kurzer Exkurs zum Thema “Entlastung”: Wenn ihr beschließt, dass der Vorstand entlastet wird, ist das keine Generalamestie. Denn die Entlastung gilt nur für die Dinge, die wir Euch auch auf der Mitgliederversammlung mitgeteilt haben. Beispiel: In zwei Jahren stellt sich heraus, dass bei Gartenvergaben jemand aus dem Vorstand Gelder abgezweigt hat, die eigentlich dem Verein zustehen würden. Für das betreffende Jahr ist der Vorstand aber entlastet worden. Nur: Ihr wusstet davon nichts – hat Euch ja niemand erzählt. Trotz erfolgter Entlastung kann der betreffende Vorstand durch den Verein in Regress genommen werden. Ist jetzt sehr verkürzt dargestellt und wir ersparen Euch mal die Urteile und Details dazu.

Punkt 4: Abstimmen, abstimmen, abstimmen…

Wir haben berichtet, Ihr habt die Revisoren gehört und Eure eigenen Fragen gestellt und eventuell bereits den Vorstand entlastet. Dann geht es jetzt weiter mit den Abstimmungen zu den Berichten (TOP 12). Genemigt Ihr die Abschlüsse und die Haushaltspläne? Seit Ihr mit den Beitragshöhen einverstanden? Bei jeder Abstimmung gilt: Die einfache Mehrheit entscheidet (bedeutet hier: eine “Enthaltung” ist möglich und wird nicht als “nein” gewertet). Beschlossen ist ein Punkt, wenn er mehr “Ja”- als “Nein”-Stimmen erhalten hat.

Punkt 5: Wählen und gewählt werden

Jetzt kommt der Zeitpunkt, wo viele immer schnell auf Toilette gehen oder den Blick zu Boden richten: Vorstandswahlen stehen an und Wahlen für weitere Ämter im Verein. In 2021 sind das bei uns viele Positionen, die zur Wahl stehen (die turnusgemäße Wahlzeit ist abgelaufen). Ihr könnt Euch dieses Jahr also engagieren als

  1. Wahl Vorsitzende/r
    • Vertritt den Verein nach außen zusammen mit seinem Stellvertreter, der Schriftführerin oder der Kassiererin. Ist automatisch Delegierter für den Landesverband. Darf viel Papierkram erledigen und die Vorstandssitzungen vorbereiten. Geht in der Regel ans Vereinstelefon. Dürfte die meisten formal vorgeschriebenen Termine im Vorstand haben.
  2. Wahl Stellvertreter/-in
    • Vertritt den Verein zusammen mit dem Vorsitzenden, der Kassiererin oder der Schriftführerin. In der Regel bündeln sich hier die handwerklichen Qualitäten im Vorstand (ja, nicht gelogen. Ist in fast allen Kleingärtnervereinen so…)
  3. Wahl Kassierer/-in
    • Die einzige Funktion, die in der Satzung näher beschrieben ist von den Aufgaben her. Vertritt den Verein ebenfalls nach außen. Idealerweise hohes Verständnis von Buchführung. Absolut zuverlässig und loyal. Centfuchserin. Viele glauben, es wäre der langweiligste Job (stimmt nicht). Er ist aber hochkomplex (leider) und das Amt, vor dem viele Angst haben.
  4. Wahl Stellvertreter/-in
    • Stellvertretung für die Kassiererin – nicht vertretungsberechtigt (bedeutet zum Beispiel: Kein Zugriff auf Bankkonten). Alle anderen Eigenschaften der Kassiererin sollten auch auf die Stellvertretung zutreffen.
  5. Wahl Schriftführer/-in
    • Vereine ertrinken in Papier (leider). Damit auch wiedergefunden wird, was niedergeschrieben wurde, ist diese Funktion wirklich wichtig (weil auch in 20 Jahren ein Sachverhalt noch klar sein muss). Unterstützt wird die Schriftführerin durch einen Stellvertreter – der muss in 2021 aber nicht gewählt werden. Die Schriftführerin ist auch vertretungsberechtigt für den Verein zusammen mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter oder der Kassierin.
  6. Wahl Vereinsfachberater/-in
    • Der vielleicht schönste Job, weil er weniger verwalten ist sondern mehr gestalten. Welche Pflanzen wohin? Wie soll das Gelände aussehen? Welche Aufgaben sind für die nächste Gemeinschaftsarbeit wichtig? Darf (leider) den Verein nicht nach außen vertreten.
  7. Wahl zweier Revisoren / zweier Revisorinnen
    • Überwachen die Arbeit des Vorstandes. Dürfen kein Mitglied im Vorstand sein. Sind für ihre Arbeit von der Gemeinschaftsarbeit befreit. Sollten Verständnis für Zahlen mitbringen.
  8. Wahl von drei Delegierten für den Landesverband / IG Stadtwerder
    • Jetzt wird es nochmal kompliziert… Delegierte? Wozu und warum? Weil wir als Verein dem “Landesverband der Gartenfreunde Bremen” angehören (müssen) – das ist unser Generalverpächter für die Kleingärten. Der Landesverband kann aber nicht einfach schalten und walten, sondern ist wiederum per Satzung an die Beschlüsse der “Delegiertenversammlung” gebunden. Und für diese Versammlung stehen uns als Verein eben die “Delegierten” zu. Sie sind außerdem automatisch Mitglied in der “Interessengemeinschaft Stadtwerder” – dem Zusammenschluss aller Kleingärtnervereine auf dem Stadtwerder. Bedeutet auch: Hier gibt es tendenziell mehr (Abend)termine – wenn nicht Corona wäre gerade, dann mindestens vier Stück im Jahr. Euch gefällt die Gartenordnung nicht und wollt sie ändern? Dann werdet Delegierte und gestaltet den Prozess mit 😉

Die erste Wahl, die Ihr in diesem Jahr habt, ist allerdings die eines “Wahlleiters”. Das könnte auch der Versammlungsleiter übernehmen – da aber auch der Vorstand neu gewählt wird, ist das irgendwie nicht wirklich passend. Also: Wählt einen Wahlleiter: Der ruft die oben genannten Positionen einzeln auf, fragt nach Kandidatinnen, die stellen sich kurz vor, dann wird gewählt, der Wahlleiter zählt die Stimmen (vielleicht hilft noch jemand mit…) und kürt den Gewählten. Gewählt ist immer, wer die Mehrheit der “Ja”-Stimmen auf sich vereinigt. Wichtig am Ende jedes Wahlgangs die Frage: “Nimmst Du die Wahl an?” an den Gewählten und die einzig richtige Antwort des Gewählten “Ja”. Frage oder Antwort vergessen? Die Wahl ist ungültig ;-). Alle gewählt? Dann übernimmt wieder der Versammlungsleiter die Leitung der Veranstaltung.

Punkt 6: Was war los im Landesverband?

Darüber berichten die Delegierten. Wer sonst?

Punkt 7: Wir sind fast fertig…

Am Ende wird es bunter. Wir wollen 2021 ein Ehrenmitglied ernennen, Ihr könnt Euch mit allen Vereinsthemen unter Verschiedenes zu Worte melden und wenn alles gesagt ist, alle Positionen gewählt sind, dann schließt der Versammlungsleiter die Veranstaltung. Wir sind alle müde, abgespannt und haben die Köpfe voll mit Infos. Aber wir haben es gemeinsam geschafft. Auch in Corona-Zeiten.

 

Eine Antwort auf “Mitgliederversammlung 2021 – die Tagesordnung erklärt

  1. Bravo, dies ist die supertollste, beste und einfach verständlichste Erläuterung einer Tagesordnung zur Jahreshauptversammlung, die ich je gesehen habe! Und das Ganze mit Humor und Augenzwinkern. Danke, lieber Vorstand, für die Arbeit, die Ihr in Eurer Freizeit für den Verein leistet. Ihr seid ein Vorzeigebeispiel in Bremen. Weiter so! 👍 .

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